Համայնքի արխիվից փաստաթղթի կրկնօրինակը ստանալու համար անհրաժեշտ է դիմել արխիվավարին` գրավոր կամ բանավոր ձևով:
1. Դիմումը ներկայացվում է համայնքապետարանի աշխատակազմի աշխատակցին անձամբ կամ լիազորված անձի միջոցով (լիազորագիրը կցվում է դիմումին)։ Էլեկտրոնային ստորագրությամբ վավերացված դիմումը հնարավոր է ուղարկել նաև համայնքապետարանի պաշտոնական էլեկտրոնային փոստի միջոցով,
2. Դիմումի հետ հետ ներկայացվում են ծառայության տրամադրման համար անհրաժեշտ փաստաթղթերը (տես՝ Ծառայության տրամադրման համար անհրաժեշտ փաստաթղթեր բաժինը),
3. Փաստաթղթերի փաթեթը հանձնվում է աշխատակազմի համապատասխան մասնագետին,
5. Համայնքապետարանի աշխատակազմի քարտուղարի կողմից տրվում է արխիվային փաստաթղթի պատճենը կամ բնակարանի սեփականաշնորհմանը մասնակցած անձանց վերաբերյալ տեղեկանքը:
6. Ծառայության տրամադրումը գրավոր մերժվում է արխիվային փաստաթղթի բացակայության դեպքում:
Արխիվավարի կողմից ստուգվում է բնակչի ինքնությունը և ճշտվում է նրա իրավասությունը տվյալ արխիվային փաստաթղթի կրկնօրինակը ստանալու համար: Ճշտումից հետո փնտրվում է փաստաթուղթը: Այնուհետև պատրաստվում է պահանջվող փաստաթղթից 2 օրինակ: Կրկնօրինակները ներկայացվում են աշխատակազմի քարտուղարին` հաստատվելու քաղաքապետարանի կնիքով և տրվում է «Իսկականի հետ ճիշտ է» մակագրություն: Փաստաթղթի բնօրինակն արխիվացվում է: Արխիվավարության մատյանում նշվում է տրված փաստաթղթի համարը, տեսակը, ստացողի անունը, ազգանունը և ստորագրությունը: Բնակչի ստորագրությամբ նրան է հանձնվում փաստաթղթի մեկ օրինակը: Փաստաթղթի 2-րդ օրինակը արխիվացվում է: 

Համայնքի արխիվից փաստաթղթերի պատճեններ և կրկնօրինակներ տրամադրելու համար տեղական տուրք ընթացիկ տարվա համար սահմանվում է 1000 դրամ:

Սևան համայնքի արխիվի հասցեն է` ք. Սևան, Նաիրյան 164,  համայնքապետարան. 2-րդ հարկ: